Los webinar se han convertido en un recurso cada vez más importante para que las empresas se conecten directamente con sus clientes, para educar e informar y para posicionarse como un líder intelectual.
También son excelentes fuentes de creación de listas, sin importar si las estás ejecutando en tiempo real o si las usas como lead magnets permanentes. Además, los webinars son una herramienta útil para el aprendizaje digital, que es necesaria durante un período de crisis como el que vemos ahora, donde la gente se queda más en sus casas que hace un año y medio atrás.
Si bien algunos prefieren un formato de seminario web que presenta solo un orador que se dirige a su audiencia a través de una cámara, el uso de una presentación puede agregar profundidad a tu seminario web y ayudarte a visualizar temas más complejos.
En nuestra guía a continuación, describiremos los pasos para crear una presentación de seminario web, junto con algunos ejemplos y mejores prácticas.
Cómo crear una presentación de seminario web
La creación de un webinar requiere planificación y previsión. Al diseñar una presentación de seminario web que se compartirá con una audiencia en vivo, debes seguir pasos específicos para garantizar un buen resultado.
1. Investiga el tema de tu seminario web
No hace falta decir que antes de publicar cualquier contenido (campañas de redes sociales, landing pages o un seminario web), debes investigar a fondo el tema.
Esto es doblemente cierto para un webinar, que está diseñado para impartir información y fomentar la conversación. La fuerza de un seminario web podría impulsar leads y ventas.
Es mejor comenzar concentrándote en tu audiencia: tus datos demográficos, frustraciones y motivación para asistir al seminario web.
Ahora que conoces a tu audiencia, define tu objetivo para la presentación. ¿Cuál es la conclusión clave con la que la gente se irá al final de este seminario web?
También debes pensar en la acción que deseas que tomen cuando finalice el evento; cubriremos las llamadas a la acción en un segmento posterior.
Recuerda tener un tema general para tu presentación. Considera utilizar una plantilla de mapa mental para optimizar tus ideas y que tu mensaje no confunda a la audiencia.
2. Define el esquema de la presentación
Estructurar tu presentación antes de desarrollar el contenido del seminario web te ayudará a mantenerte en el camino y cubrir tus puntos objetivo.
Algunos de ellos requerirán más tiempo que otros, es posible que varios deban dividirse en subtemas. Crear un marco para la plataforma facilitará este proceso o incluso una línea del tiempo puede resultarte útil..
También puedes utilizar este esquema más adelante como índice de contenido, que actuará como marcadores para la presentación cuando la compartas con tu audiencia.
A los asistentes les gusta recibir una agenda para saber cuánto durará la presentación, y un esquema ayuda con este punto.
Al desarrollarlo, podrás establecer qué ideas son demasiado amplias para ser cubiertas en esta presentación y cuáles necesitan más profundidad.
Es mucho más eficiente trabajar en un esquema que comenzar a juntar contenido solo para darse cuenta de que la presentación no es un todo cohesivo.
3. Crea una plantilla de presentación de seminario web
Si vas a realizar presentaciones de seminarios web de forma regular, no está de más crear una plantilla reutilizable.
Hay ciertos elementos y diapositivas que tu presentación necesitará constantemente. El diseño de plantillas te facilitará la reproducción de las diapositivas cuando sea necesario.
Algunos de los elementos centrales de cada plataforma de diapositivas incluyen:
- Marca de la empresa
- Una diapositiva de título
- Diapositiva de acerca de
- Diapositiva de índice con la agenda
- Diapositivas con el contenido grueso a presentar
- Diapositiva de preguntas y respuestas
- Diapositiva de llamada a la acción
- Diapositiva final de gracias a la audiencia
En realidad, son las diapositivas que contienen el contenido grueso a presentar las que requerirán más atención. El resto puede permanecer prácticamente igual, aparte de algunas adaptaciones menores para cada seminario web.
Puedes utilizar uno de los programas para hacer infografías más populares, Venngage, para realizar diapositivas personalizadas para tus seminarios.
4. Elige tus imágenes
Las presentaciones no deben tener mucho texto, especialmente cuando están siendo diseñadas para transmisión web.
Los participantes se conectarán con diferentes intensidades de señal, y las pantallas que se congelen o se pixelen pueden dificultar la lectura de una gran cantidad de texto.
El uso de imágenes facilitará la transmisión de información, pero deberás seleccionarlas con prudencia.
Las imágenes deben ser relevantes para el contenido del evento. Elige imágenes que no estén demasiado colmadas de elementos, pero que estos sean distintivos y que se puedan ver claramente.
Si vas a incluir una imagen como fondo para tus diapositivas, agrégale transparencia para que el texto de tus diapositivas aún se pueda leer.
Los íconos son otro tipo de elementos visuales que pueden resultar útiles en presentaciones. Comparten una gran cantidad de información en un corto período de tiempo y se suman al contexto de su mensaje.
También puedes usar memes para agregar algo de humor a la presentación, pero elígelos según tu tema.
Los gráficos son una excelente herramienta para compartir números y datos con las audiencias de una manera clara y concisa. De la misma forma, un mapa mental puede ayudar a presentar un tema muy complejo de una forma más sencilla y digerible.
Las imágenes son una excelente manera de hacer que la presentación sea más atractiva y memorable; deben utilizarse en su máximo potencial.
Recuerda que es posible que tu plataforma de seminarios web no admita todos los tipos de elementos visuales, como por ejemplo los GIFs animados. También puedes convertir automáticamente tu archivo de presentación en uno más compatible en webinars, lo que a veces puede afectar la calidad de tus imágenes. Asegúrate de verificar esto antes de organizar un evento de este estilo.
5. Agrega una diapositiva de llamado a la acción
Ya sea que tu seminario web se centre en compartir información, un estudio de caso o para la promoción de productos, asegúrate de que tu presentación incluya una diapositiva de llamado a la acción.
Las llamadas a la acción pueden hacer que los asistentes visiten tu sitio web, realicen una compra, aprovechen una oferta o se registren en otro webinar.
Tu seminario web no debe ser un trato único, debes alentar a los asistentes a continuar su compromiso con tu marca.
La designación de una diapositiva para colocar el llamado a la acción garantizará que no se pierda entre el resto de los mensajes.
Brinda a los asistentes una razón para volver a tu negocio y agrega una fuerte llamada a la acción en tu presentación.
6. Revisa la presentación
Siempre que envíes contenido a cualquier persona, ya sea interna o externamente, debes revisar tu texto.
Los errores tipográficos, la mala gramática y ortografía parecen poco profesionales. Deseas evitarlos cuando te posiciones como líder intelectual a través de tus seminarios web.
Especialmente si los vas a utilizar como seminarios web bajo demanda y así continuar generando clientes potenciales con ellos.
Utiliza siempre un software de revisión gramatical al crear contenido. Lee tu presentación inmediatamente después de crearla. Luego, tómate un descanso por un día antes de volver a revisarlo.
Si puedes compartirlo con alguien más, sería genial. Siempre es útil tener un par de ojos nuevos en tu contenido.
7. Ensaya la presentación del seminario web
El diseño de la presentación es solo una parte de todo el proceso del seminario web, también debes entregar el webinar a tu audiencia.
Tendrás una cierta cantidad de tiempo para completar la presentación del seminario web, esto incluye tiempo para preguntas y respuestas. Si tienes mucho que decir, intenta utilizarlo para las preguntas y respuestas.
Dado que los webinars se transmiten en línea, practica mirando a tu audiencia a través de la cámara web. Es parte de la naturaleza humana mirarse a sí mismo en la pantalla, pero eso arruina la línea de visión.
Realiza una prueba de tu presentación utilizando el software de seminarios web real para practicar más los controles y los métodos de visualización.
Dependiendo de si usas el modo de presentación o compartes tu pantalla, la calidad de tus diapositivas, transiciones o animaciones puede verse afectada. Ensayar solucionará estos problemas técnicos.
Si no tienes una respuesta a una pregunta en el momento del seminario web, brinda a las personas una forma de comunicarse contigo para que puedan obtener una respuesta, ya sea a través de Twitter, LinkedIn o correo electrónico.
Practica tanto como sea posible para que puedas impartir el seminario web con facilidad. Aún podrías cometer un error aquí y allá, pero no será el fin del mundo.
Prácticas recomendadas para la presentación de seminarios web
Hemos descrito los pasos para crear presentaciones, pero existen algunas prácticas recomendadas que deberías seguir para crear una conexión entre los asistentes y tu empresa.
Personaliza con tu marca la presentación
La marca es fundamental en las presentaciones de los seminarios web. La mayoría de los asistentes está más interesada en el tema que en la persona o empresa que lo presenta.
Quieres que recuerden cuál era tu marca y cómo puedes agregarles valor más adelante.
Asegúrate de que el logotipo de la marca esté colocado en cada diapositiva. Puede ser más grande en el título y diapositivas de agradecimiento.
Usa los colores y fuentes de la marca para que sean más reconocibles en tu otro contenido cuando los asistentes los encuentren.
Mantén el texto al mínimo
Hemos mencionado la utilidad de incluir elementos visuales en las presentaciones, pero en general, la cantidad de texto utilizado debe mantenerse al mínimo.
El texto puede ser denso de leer y, en un seminario web, le estás pidiendo a la gente que lea y escuche al mismo tiempo. Esto puede generar confusión.
En su lugar, usa viñetas para asegurarte de que haya mucho espacio en blanco alrededor del texto y usa el texto como marcador para compartir información durante el seminario web.
Considera la posibilidad de crear dos versiones de la presentación: una para presentar y otra para compartir con los asistentes más adelante.
Establece un límite de tiempo
Ya lo mencionamos antes: tu seminario web debe realizarse dentro de un período de tiempo determinado.
Varias herramientas de videoconferencia tienen límites de tiempo para la transmisión. Es absolutamente recomendable que no pierdas la conexión antes de finalizar el seminario web.
Además, debes reservar tiempo para la interacción porque las personas solicitarán aclaraciones y preguntas.
Respeta tu límite de tiempo tanto como sea posible para que tengas suficientes minutos para todo lo que necesitas hacer durante el seminario web.
Usa colores contrastantes
No se puede subestimar la importancia de un buen uso del color en las diapositivas. La combinación correcta de estos hará que tu presentación sea más fácil de ver y recordar.
Si bien el uso de colores de marca es necesario para un seminario web, asegúrate de que tus combinaciones contrasten entre sí, ya que esto hará que sean más fáciles de ver en cualquier tipo de pantalla.
Prepara notas para las preguntas y respuestas
Durante la parte de preguntas y respuestas (Q&A) de tu presentación, deseas evitar que los asistentes te atrapen.
Si bien conoces el tema del que está hablando, debes tener más información de la que has estado presentando.
Prepárate para responder algunas preguntas generales antes del seminario web real y mantén las respuestas contigo para que puedas responder si un asistente pregunta sobre esos temas.
Vincula al índice
Lo más probable es que envíes una versión de las diapositivas a los asistentes después de que concluya el seminario web. Esto te ayudará a generar oportunidades de ventas en los asistentes.
Haz que la presentación sea más fácil de navegar para tu audiencia al vincular el índice a diapositivas relevantes, ya que esto permitirá a los usuarios acceder a la sección que más les interesa.
Los hipervínculos también elevarán el contenido a los ojos de los asistentes y los alentarán a participar en más seminarios web.
Reutiliza tu contenido
Diseñar un webinar es un proceso largo y arduo. No importa qué tan bien conozcas el tema, armarlo requiere tiempo y energía.
Parece un desperdicio usar la presentación del seminario web una vez y pasar al siguiente proyecto, ¿no es así?
¿Por qué no intentar reutilizar el webinar y la presentación para generar más clientes potenciales y crear más contenido sin tanto esfuerzo?
Puedes grabar seminarios web para publicarlos en YouTube o se pueden utilizar como contenido de pago para aumentar las listas de suscriptores.
También puedes usar tus diapositivas en otras plataformas. Una de ellas se puede utilizar como una presentación de LinkedIn o como publicaciones individuales en Instagram.
Incluso puedes presentar tus eventos anteriores en las landing pages de tu seminario web y compartirlas en tus correos electrónicos posteriores al evento.
Una presentación puede tener múltiples usos con un poco de creatividad.
Resumiendo
Al crear una presentación de seminario web, debes seguir algunos pasos que facilitarán que tu audiencia siga tu mensaje:
- Investiga tu tema
- Crea un esquema
- Realiza las plantillas de la presentación
- Elige elementos visuales clave
- Crea un llamado a la acción
- Revisa tu presentación
- Ensaya
Recuerda mantener el texto al mínimo, colocar tu marca en las diapositivas y prepararte para las preguntas y respuestas. Reutiliza la presentación para contenido cerrado o para otras plataformas.
Si sigues estos pasos, puedes crear una presentación sólida que hará que los asistentes regresen a tus seminarios web con regularidad.
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